Un WMS pilote les flux physiques de l’entrepôt et un TMS organise et suit les transports, mais ni l’un ni l’autre ne couvre bien ce qui se passe entre les acteurs : la prise de rendez-vous aux quais, les protocoles de sécurité, les incidents et réserves, les preuves de livraison, l’information des clients, le calcul des prestations et le contrôle des factures de transport. Ces processus vivent souvent dans des e-mails, des tableurs et des appels. Des applications sur mesure, connectées au WMS et au TMS par leurs API sans toucher à leur cœur, les prennent en charge et suppriment les ressaisies.
Ce guide s’adresse aux dirigeants de chargeurs, de logisticiens et de transporteurs qui disposent déjà d’outils centraux et veulent combler les angles morts autour.
WMS, TMS : ce qu’ils font, ce qu’ils laissent de côté
Deux définitions pour poser le cadre :
- Un WMS (Warehouse Management System) gère l’entrepôt : réceptions, emplacements, stocks, préparation de commandes, expéditions. Il raisonne en articles, emplacements et missions de préparation.
- Un TMS (Transport Management System) gère le transport : planification, affectation aux transporteurs, suivi des expéditions, coûts. Il raisonne en ordres de transport, tournées et tarifs.
Ces outils sont conçus pour optimiser un maillon. Les difficultés naissent aux frontières : entre l’entrepôt et le transporteur qui arrive à quai, entre le transporteur et le client destinataire, entre l’opération réalisée et la facture. Ce sont des processus collaboratifs, qui impliquent des acteurs extérieurs sans accès au WMS, et des règles propres à chaque contrat.
Quelles applications complètent le plus utilement un WMS ou un TMS ?
| Besoin | Pourquoi l’outil central le couvre mal | Ce qu’apporte une application dédiée |
|---|---|---|
| Prise de rendez-vous quai | Les transporteurs n’ont pas accès au WMS ; les créneaux se gèrent par téléphone | Un portail de réservation des créneaux, avec capacité par quai et confirmation automatique |
| Protocole de sécurité chargement/déchargement | Document papier, rarement à jour, signé à la va-vite | Un protocole dématérialisé, prérempli, signé avant l’opération et archivé |
| Litiges et réserves transport | Échanges par e-mail, photos éparpillées, délais oubliés | Un dossier par litige avec pièces, échéances et relances |
| Preuve de livraison | Bons papier scannés tardivement ou perdus | Signature et photo sur mobile, transmises immédiatement au client |
| Information client | Le service client répond au téléphone sur les statuts | Un portail de suivi en libre-service avec alertes |
| Facturation des prestations | Grilles contractuelles complexes, calculs sur tableur | Un moteur de calcul à partir des événements réels |
| Contrôle des factures de transport | Rapprochement manuel avec les tarifs négociés | Un audit automatique, écart par écart |
| Gestion des incidents d’exploitation | Notes dispersées entre équipes de jour et de nuit | Un journal partagé, catégorisé, exploitable en analyse |
Toutes ces applications ont un point commun : elles s’appuient sur les données du WMS et du TMS sans les remplacer.
Zoom sur trois processus à fort enjeu
Le rendez-vous quai et le protocole de sécurité
Le quai est l’endroit où les retards se paient deux fois : camions qui attendent, équipes qui patientent ou se retrouvent débordées. Un portail de rendez-vous permet aux transporteurs de réserver un créneau compatible avec la capacité de chaque quai et le type de marchandise, et à l’entrepôt de lisser sa charge.
Le même parcours peut intégrer le protocole de sécurité. Selon l’INRS, toute opération de chargement ou de déchargement réalisée par une entreprise de transport extérieure doit faire l’objet d’un document écrit, établi préalablement à l’opération, qui remplace le plan de prévention (articles R. 4515-4 et suivants du code du travail). Il comprend, côté entreprise d’accueil, les consignes de sécurité, le lieu de livraison, les modalités d’accès et de stationnement avec un plan, les matériels utilisés et les moyens de secours ; côté transporteur, les caractéristiques du véhicule, la nature et le conditionnement de la marchandise. Pour des opérations répétitives (même type de marchandise, mêmes lieux, mêmes véhicules et engins), un protocole unique peut suffire tant qu’aucun élément ne change significativement.
Une application peut préremplir ces informations à partir de la réservation, faire valider le protocole avant l’arrivée et le rendre consultable par l’accueil du site : une obligation tenue, et un passage au poste de garde plus rapide.
Le litige transport, de la réserve au règlement
Un colis endommagé, une palette manquante : tout se joue sur la qualité de la réserve au moment de la livraison et sur la rapidité du traitement. Une application de gestion des litiges centralise la réserve, les photos, le bon de livraison, les échanges avec le transporteur et l’assureur, et suit chaque échéance. Le dossier n’est plus reconstitué à partir de dix e-mails.
La facturation des prestations logistiques
Pour un prestataire logistique, la facturation est souvent le processus le plus fragile. Prenons un logisticien hypothétique qui gère une vingtaine de clients, chacun avec sa grille : prix à la palette entrée, au mois de stockage, à la ligne préparée, options d’étiquetage, frais de transport refacturés. Chaque fin de mois, une équipe consolide des extractions du WMS et du TMS dans des tableurs. Un moteur de calcul relié aux événements réels produit les éléments de facturation au fil de l’eau, signale les prestations non prévues au contrat et prépare les factures, que la réforme impose désormais d’émettre au format électronique (voir notre article sur la facturation électronique).
Comment connecter ces applications sans fragiliser le WMS ?
La règle d’or : ne pas modifier le cœur de l’outil central. Les développements spécifiques dans un WMS ou un TMS compliquent chaque montée de version et lient l’entreprise à un intégrateur. On construit plutôt autour, selon une architecture en trois couches :
- Les outils centraux (WMS, TMS, ERP), paramétrés mais non modifiés.
- Un hub d’échanges qui reçoit et diffuse commandes, statuts, événements et documents, avec un journal de chaque message et une reprise automatique en cas d’erreur.
- Les applications métier et portails qui consomment ces données et en produisent de nouvelles (rendez-vous, litiges, preuves).
Le hub dialogue avec chaque partenaire dans son langage : EDI pour les grands comptes de la distribution, API et webhooks pour les plateformes récentes, fichiers planifiés pour les autres. Les identifiants communs sont essentiels : le SSCC de GS1, par exemple, identifie de manière unique une unité logistique (colis, carton, palette) d’un bout à l’autre de la chaîne. Les options d’échange sont détaillées dans connecter ses outils : API, webhooks, iPaaS ou fichiers, et c’est le cœur de nos projets d’intégrations et d’API.
eFTI : préparer la dématérialisation des documents de transport
Le règlement (UE) 2020/1056, dit eFTI (electronic Freight Transport Information), organise le passage des documents de transport papier aux données électroniques, pour la route, le rail, la voie navigable et l’aérien. Le calendrier publié par la Commission européenne est le suivant :
| Échéance | Étape |
|---|---|
| Août 2020 | Entrée en vigueur du règlement |
| Janvier 2025 | Entrée en vigueur des premiers actes d’exécution et délégués |
| À partir de janvier 2026 | Les plateformes et prestataires eFTI se préparent ; les autorités peuvent commencer à accepter les données de plateformes certifiées |
| D’ici décembre 2026 | Adoption des dernières spécifications d’exécution prévue par la Commission |
| 9 juillet 2027 | Application complète : les autorités de tous les États membres doivent accepter les informations partagées électroniquement via des plateformes eFTI certifiées |
Le texte crée une obligation pour les autorités ; pour les entreprises, il ouvre la voie à des contrôles sans papier. Ceux qui auront structuré leurs données de transport (expéditeur, destinataire, marchandises, unités, statuts) dans leurs outils seront prêts à se connecter à une plateforme certifiée. Ceux qui dépendent de documents remplis à la main devront d’abord numériser leurs processus.
Faut-il construire, acheter ou assembler ?
Pour chacun des besoins listés plus haut, des solutions du marché existent : portails de rendez-vous, plateformes de suivi, outils d’audit de factures. Le bon choix dépend de trois questions :
- Le processus est-il standard ? Une prise de rendez-vous simple s’achète. Une facturation multi-clients avec des grilles contractuelles spécifiques se construit souvent.
- Combien d’outils faut-il relier ? Plus il y a de systèmes et de partenaires, plus la valeur se trouve dans l’intégration, et plus une couche sur mesure se justifie.
- Le processus est-il différenciant ? L’expérience client d’un logisticien (portail, réactivité sur les litiges, transparence de la facturation) peut devenir un argument commercial qu’on ne veut pas aligner sur celui des concurrents.
La grille complète figure dans notre article construire, acheter ou assembler. Souvent, la réponse est hybride : des briques du marché pour les fonctions génériques, une application sur mesure pour le cœur du métier, le tout relié par le hub d’échanges.
Par où commencer ?
- Cartographier les frontières : lister les échanges entre l’entrepôt, le transport, les clients et les fournisseurs qui passent par e-mail, téléphone ou tableur.
- Mesurer le temps passé sur chacun, en heures par semaine, et les erreurs qui en découlent.
- Choisir un premier processus à fort irritant et périmètre limité : le rendez-vous quai ou le portail de suivi client sont de bons candidats.
- Mettre en place le hub d’échanges dès ce premier projet, pour que les suivants s’y branchent.
- Livrer par sprints, avec un site ou un client pilote, puis étendre.
Notre page Logistique et transport présente les outils que nous concevons pour ce secteur, et notre article sur le portail client B2B détaille les fonctions qui font gagner du temps des deux côtés. Pour identifier les angles morts autour de votre WMS ou de votre TMS, décrivez votre organisation dans notre diagnostic de projet : nous revenons vers vous avec une première analyse.
