Automatiser les ressaisies commence par une mesure simple : pour chaque information retapée d’un outil à l’autre, multipliez le nombre de saisies par an par le temps unitaire, puis ajoutez le temps passé à corriger les erreurs qu’elles provoquent. Le résultat, exprimé en heures par an, permet de comparer les flux entre eux et de décider quoi automatiser en premier. Dans la plupart des PME et ETI, les ressaisies les plus coûteuses se situent aux frontières entre outils : entre le CRM et l’ERP, entre le terrain et le bureau, entre les commandes et la comptabilité.
Cet article vous donne une méthode en quatre temps : repérer, mesurer, chiffrer, prioriser. Elle ne demande ni outil ni prestataire, seulement quelques heures d’observation avec les équipes concernées.
Qu’est-ce qu’une ressaisie, et pourquoi est-ce si coûteux ?
Une ressaisie est la saisie manuelle, dans un outil, d’une information qui existe déjà ailleurs, sous forme numérique ou papier. Le bon de commande reçu par e-mail et retapé dans l’ERP, le rapport d’intervention papier recopié au bureau, le devis du CRM reconstitué dans l’outil de facturation : autant de ressaisies.
Le Lean range ce type de tâche dans le muda, que le Lean Enterprise Institute définit comme toute activité qui consomme des ressources sans créer de valeur pour le client. Retaper une commande n’apporte rien au client ; cela ne fait que déplacer une information d’un endroit à un autre.
Son coût est triple :
- le temps de saisie lui-même, répété des centaines ou des milliers de fois par an ;
- les erreurs : quantité inversée, mauvais client, remise oubliée, et le temps pour les détecter puis les corriger ;
- le délai : une commande ressaisie le lendemain est livrée et facturée un jour plus tard.
Le premier est visible. Les deux autres sont dispersés dans l’organisation, et c’est pour cela qu’ils sont presque toujours sous-estimés.
Où se cachent les ressaisies dans une PME ou une ETI ?
Les ressaisies prospèrent là où deux outils, ou deux équipes, ne se parlent pas. Voici les zones à examiner en premier.
| Zone | Ressaisie typique | Signal à repérer |
|---|---|---|
| Commerce et ADV | Devis gagné dans le CRM recopié en commande dans l’ERP | Deux écrans ouverts côte à côte, copier-coller |
| Achats | Factures fournisseurs saisies à partir du PDF | Pile de factures « à saisir », retards de comptabilisation |
| Terrain | Rapports d’intervention ou de chantier papier ressaisis au bureau | Bons papier scannés, photos envoyées par messagerie |
| Production | Ordres de fabrication imprimés puis pointés à la main | Feuilles de pointage, tableaux blancs recopiés |
| RH et notes de frais | Justificatifs recopiés dans la paie ou la comptabilité | Fichiers Excel transmis chaque mois |
| Reporting | Chiffres extraits de plusieurs outils et recollés dans un tableur | Le « fichier du lundi » que personne d’autre ne sait mettre à jour |
La dernière ligne est sournoise : le tableau de bord consolidé à la main chaque semaine est une ressaisie déguisée. Notre article sur le remplacement d’Excel par une application détaille ce cas particulier.
Comment mesurer le temps perdu ?
Ne partez pas d’une estimation au jugé : elle sera contestée. Mesurez avec les personnes qui font le travail.
- Choisir un flux : une information précise, de son point d’entrée à son point final (par exemple, la commande client, de l’e-mail à la facture).
- Suivre l’information pas à pas avec les équipes concernées et noter chaque saisie manuelle : qui, dans quel outil, à partir de quelle source.
- Compter les volumes sur une période représentative : nombre de commandes, de factures, de rapports par mois, en tenant compte des pics saisonniers.
- Chronométrer le temps unitaire sur une dizaine d’occurrences réelles, pas sur un cas idéal. Incluez le temps de recherche (retrouver le bon client, ouvrir le bon fichier).
- Relever les erreurs : sur un échantillon récent, combien ont été corrigées après coup, et combien de temps chaque correction a demandé (échange avec le client, avoir, nouvelle livraison).
- Noter les délais : combien de temps s’écoule entre l’arrivée de l’information et sa saisie.
Cette observation a un bénéfice secondaire précieux : elle révèle souvent des étapes que personne n’avait décrites, comme une vérification manuelle du stock ou un contrôle de crédit fait « de tête ».
Comment chiffrer : un exemple hypothétique
Prenons une entreprise de négoce hypothétique dont l’ADV reçoit 40 commandes par jour par e-mail, sous forme de PDF ou de tableau. Chaque commande est retapée dans l’ERP en 4 minutes en moyenne, recherche du client et des références comprise. L’entreprise travaille 220 jours par an.
| Poste | Calcul | Résultat |
|---|---|---|
| Temps de saisie | 40 commandes × 4 min × 220 jours | 35 200 min, soit environ 587 h par an |
| Commandes traitées par an | 40 × 220 | 8 800 commandes |
| Erreurs (hypothèse : 2 % des commandes) | 8 800 × 2 % | 176 erreurs par an |
| Temps de correction (hypothèse : 30 min par erreur) | 176 × 30 min | 5 280 min, soit 88 h par an |
| Total | environ 675 h par an |
Pour donner un ordre de grandeur, la durée légale du travail d’un salarié à temps plein est de 1 607 heures par an, selon Service-Public.fr. Dans cet exemple, la ressaisie des commandes mobilise donc l’équivalent de plus de 40 % d’un poste à temps plein, sans compter les retards de livraison et l’insatisfaction client causés par les erreurs.
Trois règles pour que ce chiffrage soit crédible :
- Raisonnez en heures, pas en euros. Les heures se constatent ; leur valorisation dépend de choix internes (coût chargé, réaffectation) qu’il vaut mieux laisser à la direction financière.
- Affichez vos hypothèses. Le taux d’erreur et le temps de correction doivent être relevés sur un échantillon réel, et présentés comme tels.
- N’additionnez pas des gains incertains. Un gain de délai ou de satisfaction client se décrit ; il ne se convertit pas en heures sans données solides.
Pour comparer ce temps perdu à l’effort d’automatisation, le célèbre tableau de xkcd « Is It Worth the Time? » offre une intuition utile : une tâche répétée chaque jour justifie un investissement important pour la raccourcir, même de quelques minutes. Pour aller jusqu’au retour sur investissement complet, notre article sur le ROI d’une application métier détaille la méthode.
Quelles ressaisies automatiser en premier ?
Toutes les ressaisies ne méritent pas d’être automatisées. Classez vos flux selon quatre critères :
- Le volume : combien d’heures par an (votre chiffrage).
- La stabilité des règles : la saisie suit-elle toujours la même logique, ou demande-t-elle du jugement au cas par cas ?
- La structure de la source : l’information arrive-t-elle sous forme de données (API, fichier structuré), de document semi-structuré (PDF standardisé) ou de texte libre ?
- La gravité des erreurs : une erreur coûte-t-elle cinq minutes ou un litige client ?
Les flux qui combinent fort volume, règles stables et source structurée sont vos priorités. Les flux rares ou ambigus peuvent rester manuels, ou être partiellement automatisés avec une validation humaine des cas douteux.
Un exemple de bonne nouvelle réglementaire : avec la facturation électronique, les factures fournisseurs arrivent désormais sous forme de données structurées via une plateforme agréée, comme l’explique Service Public Entreprendre. C’est le moment idéal pour supprimer leur saisie manuelle.
Quelles solutions pour supprimer une ressaisie ?
| Solution | Principe | Quand l’utiliser |
|---|---|---|
| Intégration par API | Les outils échangent directement les données | Dès que les deux outils exposent une interface d’échange : solution la plus durable |
| Échange de fichiers automatisé | Un export déposé et importé automatiquement | Outil ancien sans API mais capable d’exporter |
| Saisie à la source | Le formulaire est rempli une seule fois, au bon endroit (portail client, application terrain) | Quand l’information naît hors de vos outils |
| Extraction de documents (OCR, IA) | Lecture automatique de PDF ou d’e-mails, avec validation | Documents semi-structurés à fort volume |
| Robot RPA | Un robot reproduit les clics d’un utilisateur | Dernier recours, quand aucune autre option n’existe |
Le RPA mérite une mise en garde. IBM rappelle que ces robots « ne peuvent que suivre les processus définis par l’utilisateur final » : ils reproduisent une procédure, ils ne la comprennent pas. Un changement d’écran ou de format peut les arrêter net. C’est une solution d’appoint, pas une architecture.
La saisie à la source est souvent la plus efficace et la moins évidente. Si vos clients envoient leurs commandes par e-mail, un portail client B2B leur permet de les saisir eux-mêmes, avec les bons codes articles. Si vos techniciens remplissent des bons papier, une application terrain capture l’information une seule fois, au moment où elle est produite.
Après l’automatisation : mesurer le gain réel
Reprenez exactement les mêmes indicateurs qu’avant : heures passées, nombre d’erreurs, délai entre réception et traitement. Mesurez-les sur une période comparable, quelques semaines après la mise en service, une fois l’équipe habituée.
Prévoyez aussi le traitement des exceptions. Une automatisation qui gère la grande majorité des cas et rejette proprement les autres, avec une file d’attente claire pour l’humain, vaut mieux qu’une automatisation qui prétend tout traiter et laisse passer des erreurs silencieuses.
Enfin, communiquez le résultat aux équipes. Le temps libéré n’a de valeur que s’il est réaffecté : relation client, contrôle qualité, analyse. C’est aussi le meilleur argument pour le flux suivant.
Ce qu’il faut retenir
Les ressaisies sont l’un des gisements de temps les plus faciles à mesurer et parmi les plus rentables à traiter. La méthode est simple : suivre l’information, compter, chronométrer, relever les erreurs, puis prioriser les flux à fort volume et aux règles stables. La solution technique vient en dernier, et c’est presque toujours une intégration entre vos outils ou une saisie à la source, plus rarement un robot.
Vous avez repéré des ressaisies et souhaitez savoir comment les supprimer ? Décrivez votre situation dans notre diagnostic de projet : il prend deux minutes et nous revenons vers vous avec une première analyse.
